Đăng ký mã số, mã vạch sản phẩm

Mã số mã vạch là một giải pháp nhằm tạo thuận lợi và nâng cao năng suất, hiệu quả trong bán hàng và quản lý hàng hóa với một loại mã hiệu đặc biệt

Mã số mã vạch là gì?

Mã số mã vạch là 1 dãy số được dán trên hàng hóa, dãy số này chứa tất cả các thông tin của nhà sản xuất khi sử dụng phần mềm chuyên dụng để quét, nó giúp người tiêu dùng có thể kiểm tra và biết được xuất xứ, từ đó tạo lòng tin và sự an tâm hơn khi người tiêu dùng chọn lựa.

Mã số mã vạch có cấu tạo gồm 2 phần chính gồm:

• Mã số GS1: là một dãy chữ số nguyên, trong đó có các nhóm số để chứng minh về xuất xứ hàng hoá như: đây là sản phẩm gì? do công ty, tổ chức nào sản xuất ? công ty đó thuộc quốc gia nào? Do cách đánh số như vậy, mỗi loại hàng hoá sẽ có dãy số duy nhất để nhận dạng đơn nhất trên toàn thế giới. Đây là một cấu trúc mã số tiêu chuẩn dùng để nhận dạng sản phẩm hàng hoá trên các quốc gia, trên mỗi vùng lãnh thổ khác nhau, tương tự như cấu trúc mã số điện thoại để liên lạc quốc tế.

• Mã vạch GS1: Là một dãy các vạch và cách nhau bởi các khoảng trống song song được thiết kế dựa trên nguyên tắc mã hoá nhất định để thể hiện mã số hoặc cả chữ lẫn số dưới dạng các thiết bị đọc có gắn đầu Laser (Scanner) nhận và đọc được còn còn gọi là thiết bị quét quang học

Mã vạch nào được sử dụng phổ biến hiện nay

Có nhiều loại mã số mã vạch nhưng hiện nay được sử dụng phổ biến nhất là mã số mã vạch thể hiện mã số thương phẩm (Global Trade Item Number – GTIN) và được tổ chức MSMV quốc tế mã hóa thành mã số chung tiêu chuẩn EAN để áp dụng chung trên toàn thế giới.

Có 2 loại mã số EAN thường gặp đó là EAN-13 và EAN-8 (Mã số rút gọn)

Mã doanh nghiệp:

Mã doanh nghiêp là mã Tổng cục TCĐLCL cấp cho doanh nghiệp để từ đó DN phân bổ cho các sản phẩm của mình
• Mã DN 8 chữ số: khi đăng ký tổng chủng loại sản phẩm trên 1000 dưới 10.000 loại sản phẩm;
• Mã DN 9 chữ số: khi đăng ký tổng chủng loại sản phẩm trên 100 dưới 1000 loại sản phẩm;
• Mã DN 10 chữ số: khi đăng ký tổng chủng loại sản phẩm dưới 100 loại sản phẩm;

Mã số địa điểm toàn cầu GLN:

Mã số địa điểm toàn cầu GLN dùng để phần định địa điểm công ty, chi nhánh, kho hàng.. của DN. (Lưu ý: mã GLN không dùng để phân định cho sản phẩm).

Mã số rút gọn EAN-8:

Mã số rút gọn EAN-8 được sử dụng trên các sản phẩm có kích thước rất nhỏ. Mã này cầp riêng cho từng sản phẩm.

Tại sao phải đăng ký mã vạch cho sản phẩm ?

• Mã số mã vạch sẽ giúp quản lý sản phẩm dễ dàng hơn.
• Tạo thuận lợi và tăng năng suất hiệu quả của việc buôn bán và quản lý hàng hóa giúp nhanh chóng tính tiền, xuất hóa đơn phục vụ khách hàng.
• Đăng ký mã số mã vạch hàng hóa giúp tiết kiệm thời gian trong khâu kiểm kê, tính toán.
• Mã vạch giúp phân biệt sản phẩm của doanh nghiệp này với sản phẩm của doanh nghiệp khác.
• Khách hàng sử dụng sản phẩm có thể thông qua mã vạch biết được nguồn gốc sản phẩm
• Mã số mã vạch được đăng ký còn giúp phục vụ cho hoạt động xuất nhập khẩu hàng hóa sản phẩm
• Phục vụ cho hoạt động trao đổi dữ liệu điện tử (EDI)

Theo quy định pháp luật hiện nay việc đăng ký mã số mã vạch trên hàng hoá không phải là yêu cầu bắt buộc. Doanh nghiệp có thể sử dụng mã số mã vạch hoặc không, nhưng đối với trường hợp doanh nghiệp có sử dụng mã số mã vạch để in trên sản phẩm của mình thì doanh nghiệp buộc phải đăng ký với cơ quan có thẩm quyền. Trong trường hợp doanh nghiệp không tiến hành đăng ký mà sử dụng thì sẽ bị xử phạt hành chính theo quy định tại Nghị định số 119/2017/NĐ-CP quy định về xử phạt vi phạm hành chính trong lĩnh vực tiêu chuẩn, đo lường và chất lượng sản phẩm, hàng hoá.

Việc đăng ký mã số mã vạch không chỉ giúp doanh nghiệp quản lý hiệu quả tốt nhất các sản phẩm mà còn giúp chúng được công nhận chung trên toàn cầu.

Lợi ích lớn nhất của việc áp dụng mã số, mã vạch trong bán hàng?

• Tăng năng suất: nhanh chóng tính tiền, làm hóa đơn phục vụ khách hàng;
• Tiết kiệm: sử dụng ít nhân lực và tốn ít thời gian trong khâu kiểm kê, tính toán;
• Chính xác: nhờ mã vạch, người ta phân biệt chính xác các loạl hàng hóa mà có khi bằng mắt thường ta thấy chúng rất giống nhau, tránh nhầm lẫn khi tính giá, phục vụ khách hàng tốt hơn.

Làm thế nào để có mã số mã vạch trên sản phẩm?

Để được cấp mã số mã vạch sử dụng in trên sản phẩm, Doanh nghiệp làm hồ sơ đăng ký sử dụng mã số mã vạch và gửi hồ sơ đăng ký về cho cơ quan quản lý (ở Việt Nam hiện nay quản lý mã số mã vạch do Tổng cục đo lường chất lượng quản lý, quản lý trực tiếp là GS1 Việt Nam) để được cơ quan này cấp cho mã vạch GTIN. Sau khi nhận được mã GTIN do GS1 Việt Nam cấp doanh nghiệp tạo mã vạch cho sản phẩm và in ấn lên bao bì để sử dụng.

Hàng năm doanh nghiệp sẽ phải đóng phí duy trì sử dụng mã vạch này cho cơ quan quản lý

Hồ sơ đăng ký mã số mã vạch gồm những gì?

• Bản đăng ký sử dụng mã số mã vạch theo mẫu (02 bản);
• Bản sao Giấy chứng nhận đăng kí kinh doanh (01 bản);
• Bản đăng ký theo mẫu danh mục sản phẩm sử dụng mã số vật phẩm
• Phiếu đăng ký thông tin theo mẫu quy định cho cơ sở dữ liệu GS1

Quy trình thực hiện Đăng ký mã vạch cho sản phẩm

• Tư vấn lựa chọn loại MSMV, số lượng MSMV phù hợp với quy mô của doanh nghiệp
• Tư vấn và hoàn thiện hồ sơ đăng ký MSM
• Nộp và theo dõi tiến độ xử ký hồ sơ đăng ký cấp giấy chứng nhận MSMV
• Nhận film master MSMV và chuyển tới Doanh nghiệp để in ấn và sử dụng;
• Tư vấn doanh nghiệp cách sử dụng film master Mã số mã vạch trong in ấn;
• Nhận giấy chứng nhận mã vạch và bàn giao lại cho quý khách hàng

Ưu điểm khi sử dụng dịch vụ đăng ký mã số mã vạch tại UMCO Việt Nam

• Được tư vấn các qui định của pháp luật liên quan đến hoạt động đăng ký và sử dụng mã số mã vạch;
• Được tư vấn tính hiệu quả trong việc sử dụng mã số mã vạch;
• Khách hàng được soạn thảo hồ sơ, có đại diện thực hiện việc đăng ký mã doanh nghiệp tại GS1 Việt Nam;
• Được hướng dẫn cách tạo và quản lý mã mặt hàng để quản lý hàng hoá của doanh nghiệp đạt hiệu quả cao nhất.